Gestion dématérialisée de vos documents : qu’est-ce que la valeur probante ?

La valeur carbone d’un archivage numérique n’est pas neutre pour l’environnement. Cependant, la digitalisation des documents juridiques ou administratifs justifiant de votre activité reste l’un des moyens pour alléger votre impact sur la nature et la charge de leur conservation. Pourquoi vous priver de ce double avantage ? D’autant qu’un archivage numérique a la même valeur légale que leur équivalent papier pour peu que vous respectiez une règle : celle de la valeur probante.

L’archivage à valeur probante.

La valeur probante, ou valeur probatoire, d’un document est liée à l’information qu’il contient. Celle-ci doit être : authentique, complète, lisible, confidentielle et archivée de façon sécurisée.

Aujourd’hui, de nombreux moyens d’archivage électronique permettent de le garantir. Cette garantie est d’autant plus importante qu’elle est nécessaire ! Vous devez prouver que tout a été mis en œuvre pour que l’archivage numérique d’un document n’ait pas altéré les informations qu’il contient. En d’autres termes : que votre document n’ait subi aucune modification pendant tout le temps de sa conservation.

Le temps de conservation de vos documents : 3, 5, 10… 30 ans.

Le pilotage de votre activité génère beaucoup de documents à conserver. Certains 3 ans, d’autres 10 ans voire… 30 ans. Pour tout savoir sur vos obligations en la matière, rendez-vous sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances qui les répertorie :

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/delai-conservation-documents

Attention : ne négligez surtout pas cet aspect de la gestion de votre entreprise ! En effet, ne pas conserver les documents de votre entreprise vous expose à des sanctions comme le précise l’article 1734 du Code général des impôts.

Le saviez-vous ?

Depuis le printemps 2019, vous êtes libéré de l’obligation de conserver pendant 5 ans les justificatifs papiers de vos notes de frais (article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale). Bien entendu, en cas de contrôle, vous restez dans l’obligation de présenter toute preuve justifiant de vos dépenses. Dès lors, si vous passez par une solution numérique d’archivage, vous devez vous assurer de l’intelligibilité de vos documents. Ceux-ci doivent être conservés au format PDF et leur lecture doit être garantie pendant 10 ans (norme ISO 14641-1 pour l’archivage électronique).

Bon à savoir : l’arrêté de mai 2019 n’est pas rétroactif. C’est-à-dire qu’il est toujours nécessaire de conserver tous vos justificatifs antérieurs à cette date !