Le contexte de facturation
Depuis plusieurs années, le Gouvernement français pousse à la généralisation de la facturation électronique. Sous l’influence des réformes internationales visant à instaurer des contrôles périodiques et continus des opérations (CTC), l’Etat tente de limiter la fraude à la TVA. C’est pour cette raison que le Gouvernement lance une série de mesures progressives visant à faire de la facture électronique la nouvelle norme de facturation dans le pays.
Depuis 2017, la facture électronique est devenue obligatoire pour le B2G ( » Business to Government « ), et ce, uniquement pour cette catégorie de marché. Ainsi, dans le cadre d’un accord commercial entre un acteur privé et une entité publique la facturation électronique est progressivement devenue obligatoire pour :
- Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) le 1er janvier 2017
- Les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés) en 2018
- Les petites et moyennes entreprises (de 10 à 250 salariés) en 2019
- Les très petites entreprises (moins de 10 salariés) en 2020
Toutes les entreprises françaises ont maintenant le devoir de mettre en place un système de facturation électronique pour leurs opérations commerciales avec l’État et ses collectivités locales. Cette facturation électronique se fait via le portail Chorus Pro, établi par l’Agence pour l’information financière de l’État.
L’échéancier des prochaines étapes :
Sur la base d’un fonctionnement différent de celui actuel, la facturation électronique va peu à peu s’étendre aux relations inter-entreprises sur tout le territoire français. Ainsi, une dématérialisation des factures B2B (Business to Business) sera opérée du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026, rendant par conséquent la facture électronique obligatoire pour l’ensemble des transactions entre entreprises françaises.
L’article 26 de la loi de finances 2020 prévoit que toutes les factures relatives aux transactions entre assujettis à la TVA devront être émises au format électronique d’ici 2026.
Les données présentes sur les factures seront alors transmises à l’administration en vue d’être contrôlées. Ces dispositions s’appliqueront de façon progressive notamment en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
La facturation électronique répond à plusieurs objectifs, qui bénéficieront pour certains aux entreprises et pour d’autres à l’administration fiscale :
Garantir la compétitivité des entreprises
La dématérialisation des factures permet de soulager la charge administrative, de réduire les délais de paiement et de gagner en productivité. Le tout, en diminuant les charges de gestion.
Faciliter les déclarations de TVA des entreprises
À terme, la diffusion de la facturation électronique a pour objectif de simplifier les démarches, grâce au pré-remplissage des déclarations. Le déploiement futur de ce système proposera de nouveaux services administratifs aux petites entreprises.
Renforcer la détection pour les fraudes
Grâce au croisement des données, la détection des fraudes sera plus aisée, ce qui bénéficiera aux opérateurs économiques de bonne foi.
Mieux connaitre en temps réel l’activité des entreprises
Grâce au recueil de données de facturation et de paiement, et ce dans le but d’assurer un pilotage de la politique économique au plus près des réalités du terrain.
Quels avantages pour les entreprises ?
Réduire les coûts
L’avantage premier de la dématérialisation des factures (et non pas le moindre…), est la réduction du coût qui en découle. Si le traitement d’une facture papier coûte 15 euros, le coût d’une facture électronique est de seulement 5 euros. Grâce à cette dernière : plus de papier, plus d’impression, plus de courrier, et plus d’archivage. Le coût de la gestion des factures est donc diminué par 3 !
Gagner en efficacité
La dématérialisation des factures permet de gagner en rapidité : la saisie et le contrôle sont automatisés, le traitement de validation est plus fluide, les réclamations sont traitées plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai plus bref… Les collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives récurrentes et à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des objectifs plus stratégiques. Des études montrent que la dématérialisation des factures permet de diminuer le temps de traitement de 75%.
Une meilleure sécurité
Qui dit support papier dit impression, numérisation, classement, stockage… Toutes ces étapes sont manuelles et peuvent être des facteurs d’erreurs, voire de perte ou de détérioration des supports. En ce sens, la dématérialisation des factures permet une sécurisation du processus de facturation en automatisant les opérations et en rendant le stockage plus viable. De plus, la dématérialisation des factures améliore la traçabilité : des circuits de validation et des contrôles automatiques sont mis en place et garantissent l’authenticité et la fiabilité de la facture électronique.
Améliorer la relation entre les fournisseurs et les clients
La facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70% des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Plusieurs explications à cela:
- La facture est transmise instantanément, plus de délai d’envoi, et plus de perte dans le courrier;
- Suppression des étapes de traitement: saisie, tri du courrier, contrôle;
- Une circulation accélérée entre les services;
- La traçabilité des factures électroniques permet de suivi de l’état de traitement des factures.
Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiements sont optimisés, de quoi satisfaire tout le monde !
Agir pour l’environnement
Enfin, la dématérialisation des factures permet de réduire l’empreinte carbone : fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier… A ce titre, la facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE : la planète vous en remerciera !
A votre tour !
En effet, cette forme de facturation tend à devenir la norme. Tout particulièrement en ce qui concerne l’aspect juridique. Afin de ne pas se sentir dépasser pas les réglementations à venir, il convient de se préparer dès aujourd’hui aux obligations de facturation électronique de demain. Nul besoin de se précipiter pour autant. Il est primordial de prendre le temps de chercher un outil de dématérialisation des factures qui vous convient.
Une question ? Contactez-nous pour en parler. Le cabinet Gestion & Stratégie – Auditoria est là pour vous épauler dans votre transition pour la dématérialisation de vos factures.
