Quelles nouveautés pour l’organisation de son AG à distance ?

L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 – faisant suite au prolongement de l’état d’urgence sanitaire décidé par la loi du 14 novembre 2020 et proroge l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 1^er avril 2021, c’est-à-dire jusqu’à la sortie de l’état d’urgence sanitaire – introduit plusieurs assouplissements pour les associations et apporte des modifications qui concernent notamment l’Assemblée Générale (AG) et les réunions de leur instance dirigeante.

En effet, même durant la crise sanitaire, l’AG reste un moment important de la vie démocratique des associations qui et les doivent tenir leur AG conformément à ce qui est prévu dans leurs statuts, tout en prenant en compte les dispositions spécifiques liées à la situation actuelle.

Nouveau ! Depuis le 2 décembre 2020, il est également possible d’avoir recours à une consultation écrite des membres complétée par un vote par correspondance.

A noter que jusqu’au 1^er avril 2021, il est possible de :

• • Convoquer de manière exceptionnelle une AG par courrier électronique même lorsque les statuts prévoient une convocation par voie postale ;
  • Organiser les AG en visioconférence ou en audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent, dès lors que ces moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant la participation effective ;
  • Mettre en œuvre un vote à distance ou un vote électronique des membres même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts ;
  • Permettre le recours à la consultation écrite des membres des assemblées même lorsque ce mode de prise de décision n’était pas prévu dans les statuts ;
  • Permettre le vote par correspondance même lorsqu’il n’est pas prévu dans les statuts. (NB : la décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée, à moins qu’il soit déjà prévu de droit).

Existe-t-il la possibilité d’un report supplémentaire pour tenir son AG ?

Les textes du printemps 2020 prévoyait la possibilité de reporter les AG jusqu’à 3 mois après la date  légale ou réglementaire initialement prévue pour approuver les comptes annuels. Un nouveau décret à paraître doit encore préciser les conditions d’un éventuel report supplémentaire pour les mois à venir. Quoi qu’il en soit, si les associations concernées n’ont aucune obligation légale ou réglementaire, ce sont les dispositions des statuts qui s’appliquent. Si la période de réunion de l’AG est précisée dans les statuts et que celle-ci ne peut se tenir, il convient alors que la décision de son report soit prise de façon transparente et démocratique, d’informer les membres des difficultés rencontrées et de leur demander leur avis sur ce report afin que la décision ne soit pas prise unilatéralement par le bureau ou le conseil d’administration.

Comment organiser son AG en période de crise sanitaire ?

• • Hors période de confinement, les AG peuvent se dérouler en présentiel, en respectant les mesures et les gestes barrières ; ou à distance si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières, ou encore via une consultation écrite.
  • Durant une période de confinement, les AG peuvent se dérouler à distance, via une conférence téléphonique ou audiovisuelle, et/ou via une consultation écrite.

Quelles modalités de réunions d’AG à distance ?

Même si les moyens de télécommunication permettent d’organiser une AG à distance (visioconférence, audioconférence), il reste néanmoins à résoudre la difficulté du vote. Ce vote peut se faire à mains levées à distance pour les petites associations, ou bien via des solutions de plateformes de vote en ligne pour les associations les plus grandes.

Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin par voie électronique sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif des votes généré par la plateforme utilisée, etc.).

Le vote par correspondance reste également un moyen aisé à mettre en œuvre.

Bon à savoir : Le PV de l’AG devra mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances.

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