En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que vos salariés prennent leurs congés payés. Votre responsabilité peut en effet être engagée si ce principe n’est pas respecté, et ce même si les parties sont d’accord. Face aux nombreuses interrogations que suscite la proche période estivale de congés payés, nous vous proposons de faire le point.
- Qu’appelle-t-on « période de référence » ?
Il s’agit de la période pendant laquelle le salarié acquiert des congés payés. Elle est comprise entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours. Les congés acquis sur cette période seront pris sur la période suivante, c’est-à-dire du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.
- Comment les congés sont-ils calculés ?
En principe, les jours de congés s’acquièrent et se décomptent en jours ouvrables (c’est-à-dire du lundi au samedi). Ainsi, un salarié acquiert 2,5 jours de congés par mois travaillé, correspondant à 30 jours par an, soit 5 semaines de congés payés.
Certaines entreprises appliquent cependant un mode de calcul en jours ouvrés (c’est-à-dire du lundi au vendredi). Dès lors, le salarié acquiert 2,08 jours de congés par mois travaillé, correspondant à 25 jours par an. Les jours étant alors décomptés en jours ouvrés, ils équivalent également à 5 semaines.
- A quelle période les salariés peuvent-ils prendre leurs congés ?
La période de prise des congés est fixée par la convention collective et, à défaut, par l’employeur ; elle doit comprendre la période légale du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
Pendant cette période, le salarié doit prendre au minimum 12 jours ouvrables de congés de façon continue, et au maximum 24 jours : la 5ème semaine doit donc être prise à part.
Par ailleurs, les congés acquis au titre de l’année de référence antérieure doivent être épuisés au 31 mai de l’année en cours.
Nous vous conseillons d’informer chaque salarié du nombre de jours lui restant à prendre avant le 31 mai de chaque année, et du fait que les jours non pris seront définitivement perdus.
- Comment fixer les dates de départ en congé ?
Deux mois avant le début de la période de congés (c’est-à-dire à la fin du mois de février si votre période début au 1er mai), vous devez en informer les salariés.
Après avoir recueilli les vœux de chacun, et pris en compte les situations individuelles de vos salariés, vous devez fixer les dates et l’ordre des départs en congés, et les afficher un mois à l’avance.
Vous pouvez prévoir la fermeture estivale de l’entreprise. Si la fermeture couvre 24 jours ouvrables (soit 4 semaines), vous devez simplement informer vos salariés. En revanche, si la fermeture porte sur moins de 4 semaines, l’accord de vos salariés est requis.
- Puis-je reporter les congés payés de mes salariés ?
Le report de congés d’une année sur l’autre n’est pas admis, sauf cas exceptionnels (exemple : salarié absent pour raison de santé avant la date prévue pour le départ en congés).
Le report doit rester exceptionnel et limité, la règle étant la prise d’au moins 4 semaines de congés par an.
En aucun cas, même par accord entre les parties, le solde des congés ne peut donner lieu au versement d’une indemnité compensatrice de congés payés, sauf en cas de rupture du contrat.
- Quels sont les risques si mon salarié ne prend pas ses congés ?
Si votre salarié ne prend pas ses congés, il pourra – en cas de contestation – faire valoir une situation de surmenage. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, une faute inexcusable pourra également vous être reprochée, compte tenu de votre obligation de résultat en matière de santé et de sécurité au travail.
